Mengapa Perencanaan menjadi Penting?

Dalam proses pengerjaan proyek, wajar jika semangat seseorang begitu menggebu di awal. Ada suatu kepercayaan seakan semua berada di dalam gengaman. Percaya diri saja tidak cukup, namun harus diikuti dengan perencanaan yang baik. Tanpa perencanaan yang baik, rasa percaya diri tersebut mungkin akan menjadi bom waktu bagi dia. Ia yakin bahwa semua pekerjaan yang banyak itu bisa ia selesaikan dalam jangka waktu yang tidak lama. Di sini lah banyak orang terjebak dan terlena. Ada 2 efek yang muncul dari keyakinan tersebut diantaranya:

  1. Pekerjaan berjalan dengan baik, lancar, berhasil, dan waktu tersisa cukup banyak, meskipun energi terkuras di awal  karena menggunakan energi ekstra demi mempercepat selesainya pekerjaan .
  2. Pekerjaan tidak tersusun dengan baik, muncul kendala selama pekerjaan,  alokasi sumber daya yang kurang baik, akhirnya pekerjaan menjadi tertunda, kacau, melebihi waktu yang ditentukan, dan perlahan semangat menurun seiring berjalannya waktu. Hal ini terjadi karena kurang tepat dalam merencanakan, baik waktu maupun sumber daya yang dibutuhkan. Ternyata cost lebih besar dari achievement sehingga bertambah panjang lah waktu pengerjaan, bertambah banyak lah cost yang harus dikeluarkan.

Nha di sini, efek yang kedua ini lah yang harus kita hindari, jangan sampai semangat di awal kita menurun seiring berjalannya waktu. Kita harus membuat perencanaan yang matang agar target dapat tercapai dan waktu yang kita alokasikan dapat digunakan dengan efektif. Membuat perencanaan bukan hanya sekedar membuat rencana tertulis yang terdiri dari schedule, resource,  budget, dsb. Namun lebih pada seni bagaimana mempertimbangkan dan mengalokasikan berbagai hal terkait sehingga tujuan dari proyek dapat tercapai serta diperoleh hasil yang maksimal. Berikut sedikit tips untuk membuat suatu perencanaan:

  • Tentukan deliverable / luaran dari masing masing tahapan dan target yang jelas
  • Buat bobot untuk masing masing pekerjaan, dan tentukan tingkat prioritasnya
  • Buat estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
  • Buat rencana kebutuhan sumber daya untuk setiap pekerjaan (SDM, peralatan, bahan dasar, penunjang, dll)
  • Buat strategi penyelesaian pekerjaan, terkadang untuk menyelesaikan pekerjaan yang berbeda mebutuhkan strategi berbeda agar kinerja lebih efektif dan efisien.
  • Evaluasi target dan luaran dari pekerjaan, pastikan semua luaran terpenuhi serta tujuan dapat tercapai dengan baik
  • Buat perencanaan keuangan yang jelas, rencana kebutuhan dan rencana penggunaan budget
  • Berdoa, semoga semua pekerjaan dapat terselesaikan on time, on budget, on schedule.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s